BARBERINO S.B. SRL
ESTRATTO:
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/2001
Adottato il 15.3.2024
INDICE
Parte generale I
1. QUADRO NORMATIVO
1.1 La responsabilità degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato;
1.2 I soggetti attivi;
1.3 Le tipologie di reato contemplate dalla normativa;
1.4 Le sanzioni;
1.5 L’adozione del “Modello di Organizzazione e Gestione” quale possibile esimente della responsabilità amministrativa;
2. CODICE ETICO
2.1 Premessa: Il percorso societario di B&C S.r.l.;
2.2 Ambito di applicazione del codice etico;
2.3 Principi generali;
2.4 Eticità nelle relazioni con gli interlocutori aziendali (fornitori, subappaltatori, terzi in generale);
2.5 Eticità nei rapporti con i dipendenti;
2.6 Eticità nei confronti dell’ambiente;
2.7 Politica Anticorruzione
Parte generale II
3. L’ORGANO DI VIGILANZA (O.d.V.)
3.1 Premessa;
3.2 Requisiti soggettivi dell’O.d.V.
a) Autonomia ed indipendenza;
b) Professionalità;
c) Continuità d’azione
d) Onorabilità ed assenza di causa di incompatibilità;
3.3 Modalità di nomina, durata dell’incarico e revoca dell’O.d.V.;
3.4 Funzioni dell’O.d.V.;
3.5 Obblighi di informazione dell’O.d.V.;
3.6 Flussi informativi verso l’O.d.V.;
3.7 Regolamento ODV
Parte speciale I
4. MODELLI ORGANIZZATIVI
4.1 Gli obiettivi perseguiti con l’adozione del modello;
4.2 Mappatura delle aree sensibili;
4.3 Organigramma dell’ente;
Parte speciale II
5. PROTOCOLLI PER L’ATTUAZIONE DEL MODELLO DI PREVENZIONE;
5.1 I processi relativi alle aree sensibili;
5.2 Processo di approvvigionamento;
5.3 Processo commerciale;
5.4 Processo finanziario;
5.5 Processo amministrativo;
5.6 Processo di gestione degli investimenti e delle spese realizzati con fondi pubblici;
5.7 Processo di gestione dei sistemi informatici;
5.8 Processo di gestione delle risorse umane e materiali;
6. SENSIBILIZZAZIONE DEL PERSONALE E DEGLI INTERLOCUTORI AZIENDALI AL RISPETTO
DEL CODICE ETICO E DEL MODELLO;
6.1 Formazione del personale:
Seminario iniziale e annuale sul funzionamento del modello;
7. SISTEMA SANZIONATORIO;
7.1 Premessa;
7.2 Misure sanzionatorie nei confronti dei dipendenti;
7.3 Misure sanzionatorie nei confronti del personale direttivo;
7.4 Misure nei confronti dei soggetti esterni;
8. CONFERMA SULL’EFFICIENZA DEL MODELLO;
8.1. Conferma dell’applicazione ed adeguatezza del Modello;
8.2. Programma aggiornamenti
PARTE GENERALE I -
QUADRO NORMATIVO
1.1 La responsabilità degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato
Il Decreto Legislativo n. 231 dell'8 giugno 2001 disciplina la responsabilità amministrativa degli enti per reati commessi nel loro interesse o vantaggio da soggetti apicali o subordinati.
La normativa si ispira a trattati internazionali e introduce un regime di responsabilità amministrativa con natura penale per determinate categorie di reati.
1.2 Soggetti attivi
Sono soggetti all’applicazione del Decreto le persone giuridiche, le società e le associazioni, eccetto enti pubblici e soggetti con funzioni di rilievo costituzionale.
1.3 Le tipologie di reato previste dalla normativa
L’elenco dei reati contemplati dal D.Lgs. 231/2001 include:
Reati contro la Pubblica Amministrazione (corruzione, concussione, abuso d’ufficio);
Reati societari (false comunicazioni sociali, aggiotaggio);
Reati ambientali;
Omicidio colposo e lesioni gravi per violazione delle norme di sicurezza sul lavoro;
Reati tributari e finanziari.
1.4 Sanzioni
Il Decreto prevede diverse tipologie di sanzioni:
Sanzioni pecuniarie, calcolate in base alla gravità dell’illecito;
Sanzioni interdittive (esclusione da appalti pubblici, revoca di autorizzazioni);
Confisca dei beni;
Pubblicazione della sentenza di condanna.
1.5 Il Modello di Organizzazione e Gestione come esimente
Per evitare la responsabilità amministrativa, l'ente deve dimostrare di aver adottato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOG) idoneo a prevenire reati.
CODICE ETICO
2. Finalità del Codice Etico
“Il Codice Etico rappresenta la carta dei valori dell’azienda e definisce i principi etici e comportamentali vincolanti per dipendenti, collaboratori e partner commerciali”.
2.1. Premessa: il percorso societario di B&C S.r.l., oggi Barberino S.r.l. S.B. e la nascita del brand Barberino’s.
La storia di Barberino’s inizia nel 2015 quando, Michele Callegari e Niccolò Bencini, ispirati dalla loro esperienza da bankers a Londra, decidono di tornare in Italia e riportare in auge la figura del barbiere e l’esperienza classica della scuola italiana di barberia. Volevano ridare prestigio al lavoro artigianale completamente made in Italy, fatto con la dedizione della tradizione ma con il supporto di strumenti digitali. Un’esperienza unica di eccellenza e qualità, quella di cui loro per primi sentivano la mancanza lontano dal paese natale: un luogo e un tempo dedicato al benessere maschile, dove la cura della persona è al centro.
Come prima cosa sono andati in Sicilia, dove nasce la tradizione più importante di barberia. Hanno recuperato le peculiarità, il format, i materiali tipici della tradizione, e a partire da questo hanno definito un concept che fosse classico e contemporaneo allo stesso tempo: rivivere il barbiere di una volta ma con una managerialità e una scalabilità da azienda, e al contempo con un focus sul cliente in modo tale che diventasse una vera esperienza. Al giorno d’oggi andare dal barbiere non deve essere una necessità ma un’esperienza. Questo va incontro all’esigenza delle nuove generazioni che non vogliono spendere per oggetti da possedere ma per esperienze da godere.
Con questo sogno hanno inaugurato il primo shop a Milano, nella cornice di tranquillità e discrezione di Corso Magenta. Un luogo e un tempo dedicati al benessere maschile, molto più che un semplice taglio di capelli o della barba. Il sogno è quello di aiutare ogni uomo a sentirsi bello e a stare bene: perché ogni uomo può, se lo vuole, imparare a valorizzarsi, con gli strumenti di oggi ma senza dimenticare la tradizione di una volta. Chi si sente bello, infatti, sta bene e viceversa. Sentirsi belli significa piacersi, ciascuno nella propria unicità. Per questo da Barberino’s creano l’esperienza di benessere maschile all’italiana attraverso rituali, prodotti e trattamenti che mettono al centro l’importanza della cura di sé. Con gli strumenti di oggi e l’autenticità di una volta.
Dal 2015 ad oggi gli shop Barberino’s si moltiplicano, il concept piace e sempre più uomini sentono il bisogno di andare da Barberino’s. Con gli anni nasce anche il Barber Corner itinerante, partner di marchi importanti, la Barber School, per formare i professionisti del settore, e la linea di prodotti dedicati al grooming maschile, tra balsami per la barba e accessori cruelty-free per la rasatura, sviluppati in collaborazione con le principali aziende italiane del settore e in vendita nei negozi fisici e sull’e-shop di Barberino’s.
Ma il cuore pulsante del brand sono i Barberino: un team di più di 60 ragazzi che condividono profondamente la vision e i valori che ogni giorno garantiscono che ogni ospite che varchi la porta sia trattato con la stessa cura, accoglienza, eleganza e qualità del primo ospite di Corso Magenta.
Quasi la totalità di questi talentuosi ragazzi proviene dalle regioni del Sud d’Italia: Puglia, Calabria e Sicilia. Luoghi, questi, in cui la tradizione delle antiche barberie è ancora fortemente radicata e dove i giovani crescono nelle botteghe, imparando a maneggiare il pettine e la forbice prima ancora della macchinetta elettrica. Sono loro gli ambasciatori di quella fetta di Italia e di gioventù che non scende a compromessi, non si arrende alla disoccupazione o al lavoro in nero, ma combatte per dare voce e valore al proprio talento. In Barberino’s hanno la possibilità di emanciparsi, realizzandosi sia professionalmente che personalmente.
Il personale è pienamente coinvolto nella politica dell’azienda e nel raggiungimento degli obiettivi, e ciò consente di porre le loro capacità al servizio dei processi aziendali.
2.2. Ambito di applicazione del codice etico
Il “Codice etico” adottato della società Barberino S.r.l. S.B. con delibera dell’amministratore delgato del 15.3.2024 ha come fine precipuo quello di costituire una sorta di “Carta dei valori” cui la società intende improntare la propria politica aziendale.
L’adozione e la concreta osservanza delle prescrizioni contenute nel Codice Etico e nel Modello rappresentano per Barberino, rappresentano lo strumento per difendere il valore della propria reputazione, costruita con un percorso societario di durata pluriennale.
La finalità del Codice Etico è quindi quella di creare all’interno dell’azienda un clima di valori tale da indurre i dipendenti ed i cointeressati ad un operato legale e trasparente.
Il Codice Etico avrà valenza vincolante per tutti gli interlocutori, interni ed esterni, all’azienda.
I fornitori e i partner commercilai, non muniti di un Codice Etico, dovranno accettare espressamente, prima del conferimento dell’incarico, le prescrizioni del Codice di Barberino. Tutti i contratti con i fornitori, e i partner commerciali e collaboratori di Barberino, dovranno contenere una clausola risolutiva espressa relazionata al mancato rispetto del Codice Etico della società.
Pertanto, qualora all’esito dell’istruttoria svolta dall’O.d.V. emerga una violazione da parte dei fornitori, partner commerciali e collaboratori del Codice Etico, questa dovrà essere immediatamente contestata agli stessi con conseguente facoltà della società di attivazione della procedura di risoluzione del contratto per inadempimento.
2.3 Principi generali (uniformati alle linee guida della Confindustria – ANCPL –Associazione Nazionale Cooperative Produzione e Lavoro, Confcooperative) e Linee guida UNI-INAIL per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSL) del 28 settembre 2001 o al British Standard OHSAS 18001: 2007
a. La società Barberino S.r.l. S.B., ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui esso opera, nessun obiettivo dell’ente può essere perseguito né realizzato in violazione delle leggi.
È quindi un dovere assoluto per ogni dipendente dell’ente impegnarsi allo scrupoloso e diligente rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in Italia, ma anche in tutti i paesi stranieri in cui la società opera.
Conseguentemente qualsiasi violazione di norme giuridiche, cui possa conseguire un qualsiasi coinvolgimento di Barberino S.r.l. S.B., deve essere immediatamente interrotta e comunicata all’organismo di vigilanza incaricato.
La società Barberino S.r.l. S.B. non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda rispettare tale principio, e chiede ai suoi consulenti, fornitori, clienti e a chiunque abbia o avrà rapporti con Barberino S.r.l. S.B. di impegnarsi a rispettare tale fondamentale principio.
Di contro la società si impegna a mettere a conoscenza dei propri dipendenti le leggi specifiche e i conseguenti comportamenti da tenere nel caso specifico.
Per cui invita gli stessi ad interpellare la società o l’organo di vigilanza qualora esistessero dei dubbi su come procedere.
E’ nei programmi della società, indipendentemente dai casi contingenti il fornire un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione, che sarà costante, sulle problematiche presenti e future relative al “Codice Etico”.
Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua;
Per ogni azione e per tutte le operazioni della società si dovrà effettuare un modello di registrazione che la società provvederà ad implementare e comunicare tempestivamente, supportato da un documento attestante le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione nonché il soggetto che ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa, tale da essere possibile in ogni momento la verifica di ogni processo di decisione.
c. Riservatezza;
La Barberino S.r.l. S.B. assicura la riservatezza delle informazioni in suo possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di esplicita e consapevole autorizzazione, nel pieno rispetto delle norme vigenti, da parte dei soggetti interessati.
I dipendenti e i collaboratori, per contro assicurano la massima riservatezza relativamente a notizie e informazioni costituenti il patrimonio aziendale o inerenti all’attività della Società nel rispetto delle disposizioni di legge, dei regolamenti vigenti e delle procedure interne.
d. Risorse umane
Barberino S.r.l. S.B, considera i propri dipendenti ed i collaboratori come fattore principale ed ineludibile per il raggiungimento dei propri obiettivi.
Ed è in ragione di ciò che la società tutela e promuove il valore delle risorse umane, non mancando di accrescere l’esperienza ed il bagaglio di conoscenze di ciascun soggetto che si trovi a collaborare con la struttura aziendale.
e. Conflitto di interesse;
I dipendenti, e ciascun collaboratore, sono tenuti ad evitare le situazioni in cui possono manifestarsi conflitti di interesse e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità d’affari di cui siano venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie attività.
f. Comunicazione;
La società provvede ad informare tutti i Destinatari sulle disposizioni e sull’applicazione del Codice, raccomandandone l’osservanza.
In particolare la Società provvederà:
- alla diffusione del Codice presso i destinatari;
- all’interpretazione e al chiarimento delle disposizioni;
- alla verifica dell’effettiva osservanza;
- all’aggiornamento delle disposizioni con riguardo alle esigenze che di volta in volta si manifestano;
g. Disposizioni sanzionatorie;
Tutte le disposizioni del presente Codice (e quindi anche quelle che seguono) sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte da parte dell’organico aziendale e dai soggetti aventi relazioni d’affari con l’impresa.
La violazione delle norme del Codice potrà quindi costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto o dell’incarico e dell’eventuale risarcimento del danno.
2.4 Eticità nelle relazioni con gli interlocutori aziendali (fornitori, subappaltatori, terzi in generale,);
Chiunque opera in nome e/o per conto di Barberino S.r.l., deve mantenere, a prescindere dalla natura pubblica o privata del proprio interlocutore, comportamenti conformi ai canoni della legalità, correttezza, verificabilità e trasparenza.
È vietato dare o promettere utilità sotto qualsiasi forma, anche se la condotta venga realizzata nell’interesse dell’ente, con la sola esclusione degli “omaggi di modico valore” rientranti nelle consuetudini.
I rapporti con i dipendenti pubblici devono essere conformi ai canoni ai principi ed alle previsioni dettati dal D.P.C.M. 28 novembre 2000 (Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni).
I dipendenti ed i collaboratori di Barberino S.r.l. S.B. che ricevono regalie di ogni genere dagli interlocutori, pubblici o privati, sono tenuti a darne informazione all’ Organo di Vigilanza, qualora l’entità dei regali od omaggi superi il modico valore, considerati gli usi e le consuetudini.
Eventuali finanziamenti a partiti politici in Italia e all’Estero sono effettuati da Barberino S.r.l. S.B., nel pieno rispetto dello Statuto sociale e della normativa applicabile. Chiunque opera in nome e/o per conto di Barberino S.r.l. SB, deve astenersi dal porre in essere comportamenti che possano costituire direttamente o indirettamente, forme di pressione nei confronti di esponenti politici o sindacali.
Le attività di sponsorizzazione nei confronti di organismi e/o eventi sportivi, artistici devono essere effettuate nella massima trasparenza tale da escludere qualsivoglia conflitto di interesse aziendale o personale.
Chiunque operi in nome e per conto di Barberino S.r.l. S.B. deve assumere comportamenti tali da garantire la trasparenza, la correttezza e la diligenza dell’operato della società, non solo nell’espletamento dell’incarico ma anche nella conduzione delle trattative.
La società ricorrere al contenzioso dopo aver esperito tentativi bonari di composizione dei confliggenti interessi e quindi solo quale extrema ratio.
Con riguardo ai rapporti con i propri fornitori, la Barberino S.r.l., effettuerà delle scelte finalizzate ad ottenere il massimo vantaggio competitivo tenuto conto del rapporto qualità/prezzo delle prestazioni offerte, evitando qualsivoglia atteggiamento discriminatorio.
Le relazioni con i fornitori, e porofessionisti o collaboratori devono sempre essere disciplinate da appositi contratti.
La società Barberino S.r.l. S.B., non considererà affidabili i fornitori i collaboratori che fruiscono di personale non in regola con la normativa previdenziale, fiscale ed assicurativa.
2.5. Eticità nei rapporti con i dipendenti;
Ciascun dipendente collobarotarore o interlocutore aziendale di Barberino S.r.l. S.B., è chiamato al rispetto di tutta la normativa contrattuale collettiva del settore e della normativa previdenziale, fiscale ed assicurativa.
Tutti i lavoratori saranno assunti con regolare contratto nei modi previsti dalla normativa e dalla contrattazione collettiva vigente nel settore.
Le modalità di selezione ed assunzione del personale e collocazione all’interno della struttura aziendale devono essere tali da evitare ogni forma di discriminazione o qualsivoglia favoritismo o nepotismo.
A tal fine la società sta implementando politiche di Gender Diversity del Management Team.
Barberino S.r.l., medio tempore provvederà a favorire il miglioramento della professionalità dei propri dipendenti, anche attraverso iniziative formative sia dal punto di vista pratico sia attraverso corsi attivati dalle associazioni di categoria. La società inoltre, vista la peculiarità del settore, porrà in essere ogni misura necessaria o anche semplicemente utile volta a garantire condizioni di lavoro rispettose dell’integrità fisica ed anche morale dei propri dipendenti.
Ciò al fine di creare una cultura della sicurezza, finalizzata a sensibilizzare il personale sull’effettività dei rischi e quindi sulla necessità del concreto e continuativo utilizzo delle misure antinfortunistiche.
La società non mancherà di sanzionare disciplinarmente quei comportamenti ritenuti irresponsabili in relazione alla salute e sicurezza dei lavoratori.
Tutte le informazioni concernenti i lavoratori devono essere gestite con misure tali da preservarne la riservatezza e l’integrità nel ripsetto della n ormativa nazionale ed europea.
2.6. Eticità nei confronti dell’ambiente;
Barberino S.r.l. S.B. persegue la finalità di svolgere ogni attività nel massimo rispetto delle norme ambientali seguendo i canoni per contribuire allo sviluppo globale, promuovere il benessere umano, e proteggere l’ambiente.
Le politiche aziendali sono ispirate alll’Agenda 2030 per uno sviluppo sostenibile, i cui elementi essenziali sono i 17 obiettivi di sviluppo sostenibile (OSS/SDGs, Sustainable Development Goals) e i 169 sotto-obiettivi, i quali mirano a porre fine alla povertà, a lottare contro l’ineguaglianza e allo sviluppo sociale ed economico. Per tale motivazione tutte le attività della società dovranno essere gestite nel pieno rispetto delle normative vigenti.
In particolare la società si è data i seguenti obiettivi:
- privilegiare, ogniqualvolta sia possibile, il riciclo dei rifiuti inerti rispetto allo smaltimento in discarica;
- incentivare il mercato e diffondere la cultura dell’uso del materiale riciclato in sostituzione del materiale naturale;
- rilevare sistematicamente gli impatti delle attività svolte, comprenderne gli effetti negativi, individuarne le cause e rimuoverle;
- realizzare programmi di investimento per limitare gli impatti ambientali e per ottemperare alle norme di salute e sicurezza;
- promuovere tra i Collaboratori e tra tutte le persone che lavorano per la Società o per conto di essa il senso di responsabilità verso l’ambiente attraverso attività di formazione ed informazione;
- mantenere rapporti aperti e costruttivi con le Pubbliche Amministrazioni, con le comunità locali con le quali accade di operare, nonché con le Associazioni di Categoria, i gruppi e gli individui che abbiano interesse riguardo alle prestazioni ambientali della Società;
- adottare tecniche e procedure di prevenzione e controllo delle emergenze al fine di limitare il numero dei rischi e degli incidenti;
- astenersi da iniziative che possano turbare l’equilibrio e la salubrità dell’ambiente.
Ad colorandum la società monitora e gestisce il suo impatto ambientale attraverso il partner B Corp Green Future Project S.r.l.S.B., con iniziative volte a compesare la CO2 emessa dalla propria attività.
2.7 Politica Generale anticorruzione
L’ottemperanza alla legge 190/2012, è per la società fondamentale per ribadire concetti di precipua importanza che fondano l’eticità della società.
Vero è che essendo società operante in tutto il territorio italiano, B&C S.r.l., è tenuta ad osservare leggi e regolamenti al fine di condurre la propria attività in maniera limpida trasparente e lecita.
Le norme della legge sucitata sono di importanza fondamentale anche in materia di corruzione fra società private, nonché fra società private ed enti pubblici.
In tale sede Barberino S.r.l. S.B. vuole ribadire l’intento di tenere fede ai propri obblighi, primi fra tutti agire in maniera onesta ed etica in tutte le sue attività commerciali.
Le politiche sono ispirate a documenti, leggi e regolamenti di respiro internazionale quali: Foreign Corrupt Practices Act (Stati Uniti), lo U.K. Bribery Act (Regno Unito).
Il nucleo di codesta politica si è scelto di inserirla nel Codice etico ed esplicitarla nei protocolli del M.O.G. sono stati predispsoti altresì due documenti riassuntivi separatati ma costituenti parte integrante della policy aziendale, che dovranno essere consultati e osservati da tutti coloro che entrano in contatto con Barberino S.r.l. S.B..
Principi che Barberino S.r.l. S.B. applica nelle sue poiliche aziendali
Barberino proibisce la corruzione in tutte le sue attività commerciali.
Questa politica viene e dovrà essere applicata a tutte le transazioni indistintamente tra la società, e qualsiasi altro soggetto, indipendentemente dal fatto che sia un ente privato o e un funzionario pubblico.
Doveri e norme di comportamento applicate: E’ fondamentale dovere in merito ai pagamenti, ai sensi della presente politica di agire come segue:
- Ai dipendenti e agli intermediari e professionisti collaboratori della società non è consentito effettuare, offrire o accettare somme, pagamenti o qualsiasi bene di valore, allo scopo di ottenere o mantenere in maniera illecita: contratti, rapporti commerciali, autorizzazioni governative, agevolazioni fiscali o doganali, o di garantire qualsiasi altro vantaggio commerciale improprio alla società, sia nei rapporti con enti che con singoli individui.
- Forme di pagamenti “sui generis” o benefici “illegali” non sono consentiti anche qualora siano comunemente praticati da terzi.
- È essenziale che i registri contabili della società siano tenuti in modo da rivelare qualsiasi discrepanza, anche di lieve entità, e consentire, così l’implementazione delle misure correttive necessarie.
- I libri e registri dovranno essere tenuti in modo che rispecchino fedelmente e con precisione le operazioni della società, mantenendo inoltre, anche se la contabilità è tenuta da un professionista esterno, e in ogni caso un adeguato sistema di controlli contabili interni.
- I libri e i registri dovranno essere tenuti con massimo dettaglio, in modo da esplicitare le transazioni della società e l'uso dei suoi beni.
- Qualsiasi transazione non registrata riguardante i fornitori e/o intermediari o società private, funzionari pubblici, costituisce violazione del codice e del modello.
- I controlli contabili interni sono dettagliati all’interno del Modello.
- Come ribadito più volete, è proibito effettuare pagamenti impropri o offrire somme agli amici o ai familiari di dipendenti di un cliente o di un funzionario di qualsivoglia ente pubblico. E’ necessario nel valutare di avvalersi di agenti e intermediari, stabilire chiaramente lo scopo dell’attività professionale di tali agenti e intermediari.
- Va tenuto presente che deve essere occasionale e solo con società partner di lungo corso concedere riduzioni, incentivi e o sconti, e lo scopo deve mirare solo a mantenere contratti o rapporti d’affari, nell’ambito di accordi commerciali negoziati.
- Vero, infatti, che tali pagamenti non sono considerati “non pertinenti o impropri” solo se espressamente menzionati all’interno di un contratto, ragionevoli e coerenti con le pratiche commerciali, e non corrisposti in contanti (Mai), ma regolarmente riportati all'interno dei libri e registri e in ogni caso conformi ai requisiti contrattuali.
- Si ribadisce che omaggi, pasti, viaggi, ospitalità e intrattenimento: hanno ragion d’essere solo se di natura ragionevole e appropriata a clienti, fornitori e ad altri partner commerciali ed utili a dimostrare la buona volontà reciproca ad instaurare una relazione commerciale positiva. Tali spese di ospitalità per viaggi, omaggi, intrattenimenti e pasti devono essere proporzionate all'occasione e conformi alle politiche di Barberino S.r.l. S.B..
- I viaggi solo se finalizzati alla visita dei negozi, o altre strutture produttive di proprietà della società, e a legittimo scopo commerciale e in nessun altro caso;
- E’ opportuno prestare la massima attenzione anche alla durata della visita, che deve essere commisurata al tempo necessario per soddisfare le finalità commerciali della stessa;
- I contributi a scopo benefico possono comportare un rischio di violazione delle leggi e dei regolamenti in materia di corruzione. Il rischio sussiste se i contributi sono versati a favore di un ente benefico su richiesta, suggerimento o raccomandazione diretti di un funzionario governativo o di un partner commerciale. Effettuare un pagamento a favore di tale ente potrebbe essere considerato un tentativo di corruzione indiretta, perpetrato “allo scopo di ottenere o mantenere in maniera illecita contratti, rapporti commerciali, autorizzazioni governative, agevolazioni fiscali o doganali, o di garantire qualsiasi altro vantaggio commerciale improprio alla società”.
- Le donazioni effettuate per conto di Barberino S.r.l. S.B. dovranno avvenire previa consultazione con gli amministratore con i l.r.pt. autorizzati, e previo parere del legale dell’azienda o dell’O.D.V:
- Analogamente a quanto indicato per i contributi a scopo benefico, ovviamente, esistono rischi, si crede ancor maggiori, anche in materia di contributi politici, nella fattispecie in caso di contributi a favore di candidati o partiti politici concessi su richiesta, suggerimento o raccomandazione diretti di un funzionario governativo o di un partner commerciale.
- La violazione della Politica anticorruzione, nonché delle leggi e dei regolamenti in materia di corruzione, può comportare severe sanzioni penali e/o civili sia per la Società che per i singoli individui coinvolti. È importante agire sempre in modo da evitare anche la semplice apparenza di una possibile violazione di tali restrizioni.
- Qualsiasi violazione della Politica o delle leggi e dei regolamenti in materia di corruzione può comportare azioni disciplinari ad opera della società, che possono arrivare ad includere il licenziamento del responsabile.
- Il Codice Etico costituisce l’elemento principe predisposto dalla società allo scopo di assiucrare una nefficace attività di prevenzione, rilevazione e contrasto di violazioni delle leggi e delle disposisizonii regolamentari appicabili alòl’attiivà svolta.- Di piu, il Codice Etico raccomanda promuove e/o vieta comportamenti a precipua garanzia del CORRETTO operare della società anche al di là di quanto previsto da specifiche leggi.
Infine l’Alta Direzione (Amministratori e Presidente) della società di concerto con l’O.d.V. si impegano a: assicurare che il C.E. sia sempre appropriato alle finalità che la società persegue, sia comunicato e compreso all’interno ed all’esterno della società, sia riesaminato per verificarne per accertarne la continua idoneità.
ORGANO DI VIGILANZA (O.d.V.)
3.1 Ruolo e funzioni
L'Organo di Vigilanza (O.d.V.) è il soggetto preposto alla supervisione dell’efficacia e dell’attuazione del Modello 231.
3.2 Requisiti dell’O.d.V.
L’O.d.V. deve possedere:
- Autonomia e indipendenza;
- Professionalità ed esperienza legale e contabile;
- Continuità d’azione e riservatezza.
3.3 Modalità di nomina e durata dell’incarico
L’O.d.V. viene nominato dal Board aziendale, ha un mandato di 2 anni, rinnovabile, e può essere revocato solo per giusta causa.
MAPPATURA DELLE AREE SENSIBILI
4.1 Aree a rischio
Rapporti con la Pubblica Amministrazione;
Gestione delle risorse umane (assunzioni, appalti);
Gestione finanziaria e contabile;
Sicurezza sul lavoro.
4.2 Struttura organizzativa
L’azienda si articola in:
CEO e COO: gestione strategica e operativa;
Ufficio tecnico e commerciale;
Negozi operativi nelle principali città italiane.
PROTOCOLLI DI ATTUAZIONE
5.1 Processi e controlli interni
Sono previsti protocolli specifici per:
- Approvvigionamento;
- Processo commerciale;
- Gestione finanziaria e contabile;
- Controllo dei pagamenti e gestione del magazzino.
Tutte le operazioni devono essere documentate e verificabili.
SENSIBILIZZAZIONE E FORMAZIONE
6.1 Programmi formativi
L’azienda organizza seminari annuali e attività di aggiornamento per dipendenti e collaboratori sull’applicazione del Modello 231.
SISTEMA SANZIONATORIO
7.1 Misure disciplinari
Le violazioni del Modello 231 e del Codice Etico comportano sanzioni proporzionate alla gravità dell’infrazione, tra cui:
Richiamo scritto;
Sospensione dal lavoro;
Licenziamento per giusta causa.
7.2 Sanzioni per terzi
I contratti con fornitori e partner commerciali prevedono clausole risolutive in caso di mancato rispetto del Codice Etico.
CONFERMA SULL’EFFICIENZA DEL MODELLO
8.1 Verifica periodica e aggiornamento
L’O.d.V. effettua controlli periodici e redige report semestrali per valutare l’efficacia del Modello e proporre eventuali aggiornamenti.
CONCLUSIONI
L’adozione del Modello 231 e del Codice Etico è una garanzia di trasparenza e legalità per Barberino S.R.L. S.B., permettendo di prevenire illeciti e assicurare il rispetto della normativa vigente.
- Sistema di Whistleblowing -
1. Obiettivi e Scopi
Questo capitolo regola il sistema di gestione delle segnalazioni (whistleblowing) all'interno dell'organizzazione, in linea con il D.Lgs. 231/2001 e il D.Lgs. 24/2023. Gli obiettivi principali sono:
• Identificare e prevenire tempestivamente comportamenti illeciti o non conformi al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.
• Proteggere il segnalante da ritorsioni o discriminazioni.
• Promuovere una cultura aziendale basata sull’etica e sulla trasparenza.
2. Ambito di Applicazione
Il sistema di whistleblowing riguarda:
• Dipendenti a tempo indeterminato e determinato.
• Collaboratori, consulenti e altri soggetti che operano per conto dell’organizzazione. • Membri degli organi di gestione e controllo.
Le segnalazioni devono riferirsi a violazioni reali o presunte del Modello 231, del Codice Etico o delle normative applicabili, con particolare attenzione ai reati previsti dal D.Lgs. 231/2001.
3. Canali di Segnalazione
Sono disponibili canali dedicati, riservati e sicuri per ricevere segnalazioni, nel rispetto della riservatezza e della protezione dei dati personali:
• Email: WHISTLEBLOWING@BARBERINOSWORLD.COM
• Casella postale fisica: riservata e accessibile solo all’Organo di Vigilanza. • Linea telefonica dedicata.
• Modulo online: disponibile sulla intranet aziendale.
4. Requisiti delle Segnalazioni
Le segnalazioni devono essere dettagliate e includere:
• Una descrizione chiara dei fatti.
• I nominativi delle persone coinvolte.
• Eventuali documenti o prove.
Anche le segnalazioni anonime sono accettate, purché contengano sufficienti dettagli per una verifica.
5. Procedura di Gestione delle Segnalazioni
• Ricezione: Le segnalazioni vengono ricevute dall’Organo di Vigilanza, garantendo la riservatezza del segnalante, salvo eccezioni legali.
• Valutazione Preliminare: L’Organo analizza la segnalazione per verificarne la rilevanza e decidere se avviare un’indagine.
• Indagini Interne: In caso di fondatezza, vengono avviate indagini coinvolgendo, se necessario, altre funzioni aziendali, garantendo la riservatezza delle parti. • Esito e Azioni Correttive: Se la segnalazione è valida, si adottano misure disciplinari o correttive; il risultato viene comunicato al segnalante, se identificabile.
6. Tutela del Segnalante
L’organizzazione adotta misure per proteggere il segnalante da eventuali ritorsioni o discriminazioni, tra cui:
• Divieto di atti ritorsivi.
• Monitoraggio delle condizioni lavorative del segnalante.
In caso di violazione delle tutele, si applicano sanzioni disciplinari.
7. Ruolo dell’Organo di Vigilanza (OdV)
L’OdV è incaricato di:
• Gestire le segnalazioni in modo imparziale.
• Monitorare l’efficienza dei canali di segnalazione.
• Informare periodicamente il Consiglio di Amministrazione sui risultati. L’OdV mantiene un registro riservato delle segnalazioni.
8. Sistema Disciplinare
Le violazioni accertate del Modello 231 comportano:
• Sanzioni proporzionate alla gravità dell’illecito, in linea con il CCNL applicabile. • Azioni correttive per migliorare i processi organizzativi.
Segnalazioni false o fatte in mala fede saranno anch’esse sanzionate.
9. Formazione e Comunicazione
L’organizzazione diffonde la conoscenza del sistema di whistleblowing attraverso:
• Formazione periodica per dipendenti, collaboratori e membri dell’OdV. • Comunicazioni interne tramite intranet, email o avvisi aziendali.
10. Revisione Periodica del Sistema
Il sistema viene periodicamente rivisto dall’OdV e dal management per verificarne:
• L’adeguatezza normativa.
• L’efficacia nella protezione dei segnalanti.
• L’integrazione con il Modello 231.